一、會(huì)議涵義
會(huì)議是人類(lèi)社會(huì)自古以來(lái)就有的一種社會(huì)現(xiàn)象。早在原始社會(huì)，人類(lèi)為了生存和分配共同的勞動(dòng)成果，就已經(jīng)有“氏族議事會(huì)”。隨著近代社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)議在人們社會(huì)交往實(shí)踐中，作為一種重要的交流、管理手段逐漸發(fā)展和完善了起來(lái)。在現(xiàn)今社會(huì)生活中，各類(lèi)會(huì)議活動(dòng)更是隨處可見(jiàn)，已經(jīng)成為一種經(jīng)常性的社會(huì)活動(dòng)形式。無(wú)論是各種國(guó)際組織、國(guó)際機(jī)關(guān)，還是企事業(yè)單位無(wú)論是國(guó)家之間建立外交關(guān)系、達(dá)成協(xié)議，還是組織內(nèi)部開(kāi)展政務(wù)、經(jīng)濟(jì)事務(wù)、文化教育及其他活動(dòng)，都要通過(guò)召開(kāi)會(huì)議來(lái)達(dá)到集思廣益、有效溝通，或傳達(dá)信息、資源共享，或表彰先進(jìn)、樹(shù)立典范、或解決問(wèn)題，推廣經(jīng)驗(yàn)等目的。
從字面含義上看，“會(huì)議”一詞中有聚集、見(jiàn)面、會(huì)合等意思，“議”即商議、討論。“會(huì)議”乃“會(huì)”而“議之”，“會(huì)”而“不議”則非會(huì)議。《韋氏新大學(xué)辭典》關(guān)于“會(huì)議”的解釋是：會(huì)議乃一種會(huì)晤的行為或過(guò)程，是為了一個(gè)共同目的的集會(huì)。一些無(wú)領(lǐng)導(dǎo)、無(wú)組織、無(wú)目的的聚合議論、閑聊，則不能稱(chēng)之為會(huì)議。
可見(jiàn)，會(huì)議是一種圍繞特定目標(biāo)進(jìn)行的，以口頭發(fā)言或書(shū)面交流為主要方式的、有組織有計(jì)劃的商議活動(dòng)。會(huì)議有廣義和狹義之分;狹義的會(huì)議是指至少有三人參加的集體性商議活動(dòng)，即傳統(tǒng)的會(huì)議;廣義的會(huì)議還包括兩人或雙方之間的會(huì)見(jiàn)與會(huì)談以及各種儀式。形成會(huì)議的主要條件是：有明確的指導(dǎo)思想、預(yù)定目標(biāo)、具體議題;有明確的時(shí)間、地點(diǎn);有主持人和參加人員。
二、會(huì)議特點(diǎn)
1.目的性。會(huì)議是為了某一明確的目的而開(kāi)展的活動(dòng)。有的會(huì)議是布置任務(wù)、落實(shí)措施，有的是貫徹政策、互通信息，有的是總結(jié)工作、交流經(jīng)驗(yàn)，還有的是為了宣傳教育、表彰先進(jìn)。
2.組織計(jì)劃性。一般會(huì)議都會(huì)有主持人，一些大型的會(huì)議有時(shí)還要設(shè)立會(huì)議組織機(jī)構(gòu)。組織一場(chǎng)會(huì)議，常常要經(jīng)過(guò)確定會(huì)議目標(biāo)、制定會(huì)議議題、選擇會(huì)場(chǎng)、確定會(huì)議時(shí)間等一系列程序。
3.群體溝通性。會(huì)議這種方式，是任何其他溝通方式都難以替代的，因?yàn)檫@種方式最直接、最直觀(guān)，也最符合人類(lèi)原本的溝通習(xí)慣。
4.交流方式多樣性。通過(guò)會(huì)議使不同的人、不同的想法匯聚一堂，相互碰撞，從而產(chǎn)生新想法，許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀(guān)念相互碰撞的產(chǎn)物。
三、會(huì)議種類(lèi)
1.按會(huì)議的規(guī)模劃分
小型會(huì)議、中型會(huì)議、大型會(huì)議、特大型會(huì)議。
2.按會(huì)議內(nèi)容劃分
綜合性會(huì)議、專(zhuān)題性會(huì)議。
3.按會(huì)議的性質(zhì)劃分
(1)決策性會(huì)議：代表性會(huì)議、領(lǐng)導(dǎo)辦公會(huì)議。
(2)非決策性會(huì)議：日常辦公會(huì)議、咨詢(xún)性會(huì)議、總結(jié)交流會(huì)議、洽談?wù)勁行詴?huì)議、進(jìn)修培訓(xùn)會(huì)議、慶典性會(huì)議、商品展示和推介性會(huì)議。
4.按會(huì)議所跨的地域范圍劃分
國(guó)際性會(huì)議、全國(guó)性會(huì)議、地區(qū)性會(huì)議、部門(mén)性會(huì)議。
5.按會(huì)議目的劃分
說(shuō)明會(huì)議、研究會(huì)議、解決問(wèn)題會(huì)議、溝通協(xié)調(diào)會(huì)議、創(chuàng)意會(huì)議。
6.按會(huì)議的形式劃分
圓桌會(huì)議、公開(kāi)討論會(huì)議、代表人討論、演講型討論、小組討論、議會(huì)型討論、頭腦風(fēng)暴會(huì)議、遠(yuǎn)程電信會(huì)議。
7.按會(huì)議的職級(jí)劃分
股東會(huì)議、董事會(huì)、高級(jí)管理人員會(huì)議、中層管理人員會(huì)議、職工大會(huì)、部門(mén)會(huì)議。
